Ammessa la conservazione delle immagini fino a 60 giorni presso le casse continue dei punti vendita di una società della grande distribuzione, giustificata da precise necessità di segnalazione di eventuali illeciti e/o dell’individuazione, da parte dell’Autorità giudiziaria, dei possibili responsabili dell’illecito.
Il Garante Privacy, ha accolto la richiesta di verifica preliminare da parte di una società della grande distribuzione con diversi punti vendita sul territorio italiano.
La richiesta
L’istanza ha riguardato l’allungamento dei tempi di conservazione delle immagini fino a 60 giorni, “esclusivamente alle immagini registrate dalla telecamera che si intende istallare […] presso la cassa continua” e non a tutto l’impianto di videosorveglianza esterno dei punti vendita, per verificare eventuali ammanchi.
Più specificamente, i ripetuti ammanchi che hanno interessato alcune strutture sparse sul territorio, nel corso negli ultimi anni, dimostrano l’esigenza di rafforzare il livello di sicurezza di ognuna di esse, mentre le obiettive difficoltà di accertare in tempi brevi gli illeciti perpetrati a danno del patrimonio aziendale valgono a giustificare la richiesta di procedere ad una conservazione delle immagini registrate fino a 60 giorni.
L’allungamento dei tempi di conservazione delle immagini deve essere valutata alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell’8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento, l’allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamente motivato “con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità”.
La società ha sostenuto che un’eventuale ammanco non può essere verificato nell’immediatezza, ma solo a distanza di un certo tempo, in coincidenza con la conclusione delle procedure di controllo effettuate dalla Società, volte a verificare se il contante non sia stato accreditato per un errore dell’istituto oppure sia rimasto per qualche ragione presso il punto vendita, con la conseguenza che tra il momento della constatazione dell’illecito e quello (antecedente) dell’eventuale furto può intercorrere un lasso temporale ampio, che potrebbe arrivare anche a 58 giorni.
La Sicurezza dei dati
Per quanto concerne la sicurezza dei dati, la procedura adottata dalla società risulta adeguata, in quanto, le immagini, non saranno visionabili in diretta, sarebbero registrate su dispositivi di registrazione ubicati in appositi armadietti non accessibili all’esterno e protetti da doppia password, una delle quali in possesso del rappresentante dei lavoratori, l’altra in possesso del direttore del punto vendita. Esse verrebbero conservate per 60 giorni e il loro accesso sarebbe consentito soltanto “a seguito di debita autorizzazione da parte delle competenti Autorità e solo alla presenza del Direttore di ogni punto vendita”, designato responsabile del trattamento dei dati in relazione al proprio negozio.
Inoltre, la Società ha affermato di voler assolvere l’obbligo di rendere l’informativa mediante l’affissione della cartellonistica prevista presso la telecamera, aggiungendo di voler provvedere anche a fornire idonea informativa a tutte le società di trasporto valori coinvolte nel prelevamento contante, richiedendo nel contempo alle stesse di ricevere “ampie garanzie scritte sull’avvenuta informazione a tutti i dipendenti” implicati.
La decisione del Garante
Pertanto, alla luce delle dichiarazioni rese e, segnatamente, delle illustrate modalità di funzionamento dell’impianto, volto a tutelare il patrimonio aziendale, questa Autorità ritiene che la richiesta di verifica preliminare possa essere accolta nei termini appena precisati.
L’accesso alle immagini registrate potrà essere effettuato solo nel caso in cui vengano ravvisati o segnalati eventuali illeciti, oppure allorché pervenga una richiesta in tal senso da parte dell’Autorità giudiziaria.
(Fonte Garante Privacy)
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