Si può accedere alla posta elettronica del dipendente?
La posta elettronica del dipendente, anche se aziendale, è coperta dal diritto costituzionale alla riservatezza della corrispondenza.
Contrariamente a quello che si ritiene abitualmente la posta elettronica aziendale non è affatto di esclusiva ‘proprietà’ dell’azienda.
Sebbene infatti essa sia concepita per essere utilizzata esclusivamente per fini lavorativi, nel suo utilizzo non viene meno il diritto alla riservatezza del dipendente, con la conseguenza che sono vietati indebiti accessi da parte del datore di lavoro, che posso essere giustificati in circostanze assolutamente residuali e sempre a specifiche condizioni.
Quando è possibile accedere al controllo?
Nel caso in cui viene meno il rapporto di fiducia tra datore di lavoro e dipendente. Ad esempio nel caso di un dipendente infedele (ossia porre in essere un c.d. controllo difensivo).
Come procedere
Affinché si possa effettuare legittimamente il monitoraggio dell’account aziendale del dipendente, bisogna sempre ricordarsi che esso:
- deve essere ‘mirato’ sul singolo lavoratore;
- non può in nessun caso riguardare indistintamente tutte le comunicazioni presenti nel PC aziendale;
- non può essere effettuato senza limiti di tempo;
- non fa venir meno l’obbligo di fornire preventivamente l’informativa privacy;
- circa le modalità e finalità dell’attività di raccolta e conservazione dei dati;
- relativi all’utilizzo della posta elettronica e delle specifiche attività di controllo;
- deve essere illustrato chiaramente nella policy aziendale di utilizzo della posta elettronica aziendale messa a disposizione del lavoratore;
- non può mai essere giustificato dalla necessità di precostituirsi materiale difensivo in caso di eventuale futuro contenzioso, ossia può essere effettuato solamente laddove vi siano indizi tali da far ritenere che effettivamente il dipendente stia commettendo qualche illecito (come si suol dire, deve essere effettuato ex post).
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